Operasyonlar ve İş Akışları

1. DEMİRBAŞ GİRİŞ - ÇIKIŞ İŞLEMLERİ

FATS™ Demirbaş Takip Sistemi içerisinde yer alan demirbaş giriş-çıkış işlemleri, demirbaşların sisteme kayıt edilmesi ve kayıtlı olan demirbaşların, hibe, hurda, satış, kayıp gibi nedenlerden ötürü sistemden çıkarılmasını sağlayan operasyonlardır. İşlemlerin detaylarını ve örnek ekran görüntülerini aşağıdaki başlıklar altında incelebilirsiniz.

1.1 Demirbaş Giriş İşlemi

Yandaki ekranda görüldüğü üzere demirbaş giriş ekranında sisteme girişi yapılacak olan demirbaşlar için çeşitli veriler girilmesi gerekmektedir. Bu ekranda demirbaş adı, lokasyonu, zimmetli kişisi, markası, modeli, seri numarası gibi bilgilerin yanında fatura bilgileri de girilebilir. Ayrıca demirbaşa ait fatura taranarak demirbaşa eklenebilir ve böylece dijital bir fatura arşivi yaratılabilir. Aynı anda çoklu demirbaş kaydı yaratmak mümkündür, bunun için adet kısmında yer alan yere demirbaş adeti girilir,  böylece sistem girilen adet kadar aynı özelliklerde demirbaş kaydı yaratır.

1.2 Demirbaş Giriş İşlemi Detayları

Demirbaş giriş ekranında demirbaşa ait istenilen veriler girildikten ve yarat butonuna basıldıktan sonra sistem girilen veriler ve adetler doğrultusunda sistemde demirbaş kaydı yaratır. Yandaki ekranda bu kayıtları görebilirsiniz. Bu ekran üzerinde demirbaşlara ait giriş sırasında eklenen verilerde düzeltmeler yapmak mümkündür. Örnek olarak demirbaş giriş ekranında girilen seri numarası diğer demirbaşlara da atanmıştır, demirbaşların seri numaraları bu ekran üzerinden düzeltilmektedir. Çoklu demirbaş girişlerinde her bir demirbaş için ayrı seri numarası girme işlemi en efektif olarak bu şekilde çözülmektedir.

1.3 Demirbaş Zimmet Formu

Demirbaş giriş işleminin tamamlanmasının ardından sistem otomatik olarak daha önceden tasarlanmış olan demirbaş zimmet formunu yazıcıya gönderir. Yandaki resimde gördüğünüz zimmet formu görüntüsünden de anaşıldığı üzere form üzerinde zimmetlenen demirmaş ve zimmeti üzerine alan personele ait bilgiler ve kabul alanında imza bölümleri bulunmaktadır. Zimmet formlarına firmanıza ait bilgilerin ve logoların eklenmesi ve firmaya özel hale getirilmesi işlemi implementasyon sırasında gerçekleştirilmektedir.

1.4 Demirbaş Bulma - Fire İşlemi

Sistemde kayıtlı olan demirbaşların içerisinden herhangi biri sayımda ya da sistem üzerinde kayıp olarak nitelendirildi ise bu bölümde kayıp statüsünde olan demirbaşları görebilmekteyiz. İlgili bölüm sadece kayıp demirbaşların gözlendiği bir listeden oluşmaktadır. Kullanıcı isterse bu listede yer alan demirbaşları, demirbaş bulma işlemi ile envantere tekrar kazandırabilir ya da fire işlemi gerçekleştirerek envanter kayıtlarından çıkarılmasını sağlayabilir. Fire işlemi gerçekleştirildiğinde demirbaş kaydı envanter içerisinde görünmez ama geriye dönük raporlamalarda yer alacaktır.

1.5 Demirbaş Çıkış İşlemi

Yandaki görülen ekranda olduğu gibi çıkış yapılmak istenilen demirbaş sol taraftaki filtre yardımı ile sistemde görüntülenir ve demirbaş çıkış işlemine tabi tutulur. Sistem içerisinde demirbaşın envanterden çıkarılmasına ilişkin temel nedenler bulunmaktadır bu nedenler demirbaş çıkışı esnasında kullanıcının seçmesi için ekrana getirilir. Demirbaş çıkış nedenleri arasında yer alan Satış, Hibe, Hurda, İade ve Kayıp seçeneklerinden birini seçen kullanıcı ilgili demirbaşın bu nedenle sistemden çıkışını gerçekleştirmiş olur. Satış nedeni ile demirbaş çıkışı seçilir ise sistem demirbaşın kalan amortisman değerini satış değeri olarak getirir istenilirse burada satış değeri manuel olarak da değiştirilebilir.

2. DEMİRBAŞ DEĞİŞİKLİKLERİ

Sistem içerisinde demirbaşlara ait tüm özellik ve tanımlamaların değişikliklerinin yapıldığı bölümdür. Demirbaşa ait, Lokasyon, Zimmetli Kişi, Marka, Model, Fatura no, Fiyat, Statü, Ek Özellik vb. bilgiler ayrı ayrı değiştirilebildiği gibi bütün demirbaşlara ait özellikler çoklu parametre değişiklikleri ile bir işlemde gerçekleştirilebilmektedir. Aşağıda bu ve benzeri değişiklik işlemleri ve detaylarını inceleyebilirsiniz.

2.1 Demirbaş Zimmetli Kişisi Değiştirme

Demirbaşların zimmetlerinin olduğu kişi verilerinin değiştirildiği ekrandır. Yandaki örnek ekran resminde görüldüğü gibi ekranın sol tarafında yer alan filtrelerden ilgili demirbaş kaydına ulaşılır ve demirbaş kişi değiştir işlemi gerçekleştirilir. FATS™ içerisinde demirbaşlar birden fazla personele zimmetlenebildiği için sistem burada kullanıcıya, demirbaş üzerinde var olan eski zimmet kaydının silinip silinmeyeceğini sorar. Kullanıcı eski zimmet kaydını silerek yeni bir kayıt oluşturabilir ya da ek bir zimmet kaydı oluşturabilir.

2.2 Demirbaş Barkod Değiştirme

Demirbaşlar üzerinde bulunan barkod etiketleri herhangi bir nedenden dolayı yıpranmış, eskimiş ya da düşmüş olabilir. Demirbaşlara yeni bir barkod değeri kazandırmak için sistem içerisinde yer alan demirbaş barkod değiştirme özelliği kullanılmaktadır. Yandaki örnek ekran resminde görüldüğü gibi ekranın sol tarafında yer alan filtrelerden ilgili demirbaş kaydına ulaşılır ve barkodu değiştirilmek istenen demirbaş seçilerek yeni barkod değeri girilir.

2.3 Demirbaş Firma Değiştirme

Sistem tanımları bölümünden hatırlayacağımız gibi FATS™ içerisinde birçok firmaya ait demirbaşlar birbirinden ayrı bir şekilde takip edilebilmektedir. Firmalar arasında demirbaş kaydı transferi ise bu ekran yardımı ile gerçekleştirilmektedir. Kullanıcılar yetkileri dahilinde listeden seçtikleri demirbaşları firma değiştir özelliği ile atayacakları yeni firmanın envanterine işlerler.

2.4 Demirbaş İlişkilendirme

Sistem içerisnde kayıtlı olan demirbaşlar birbirleri ile ilişkilendirilebilmektedir. ilişkilendirilen demirbaşlar bir ağaç yapısı şeklinde tek bir başlık altında hareket ederler fakat hepsinin ayrı bir barkodu, ayrı demirbaş kaydı ve amortisman değerleri korunur. Özellikle birçok parçadan oluşan iş makinaları, üretim makinaları, üretim tezgahları vb. ünitelerde kullanılan bu özellik için demirbaşlar öncelikle sistemde ayrı ayrı tanımlanır ve yanda gördüğünüz ekran üzerinden birbirleri ile ilişkilendirilir. Buradaki amaç, birçok parçadan oluşan bu ünitenin amortisman değerlerinin ve bakım işlemlerinin ayrı ayrı takip edilebilmesidir.

2.5 Amortisman Hesaplama

Demirbaşların amortismanlarının hangi hesaplama yöntemi ile hesaplanacağı, periyodlarının ne olacağı, demirbaş kartlarında ya da demirbaş girişi ekranında belirlenebilmektedir. Bunlara ek olarak her bir demirbaş için amortisman hesaplatmak ya da amortisman hesaplamalarını yeniden değerlemek mümkündür. Yanda gördüğünüz ekran bu işlemlerin gerçekleştirildiği bölümdür.

2.6 Demirbaş Toplu Parametre Değiştirme

Sistem içerisnde yer alan demirbaşlara ait tüm veriler ayrı ayrı değiştirilebildiği gibi yanda gördüğünüz ekran yardımı ile aynı anda birçok demirbaşın birçok değeri tek bir işlem ile değiştirilebilmektedir. Kullanıcılar bu işlemi gerçekleştirmek için sol tarafta yer alan filtre yardımı ile ilgili demirbaş kayıtlarına ulaşır ve toplu parametre değiştir seçeneği ile değiştirmek istediği verilere ulaşır ardından işlemi gerçekleştirir.

3. SATIN ALMA İŞLEMLERİ

FATS™ içerisinde çok detaylı olmayan ama satın alma projeleri ve bu projelere ait teklifleri yaratabileceğiniz bir satın alma modülü yer almaktadır. Satın alma modülü sayesinde demirbaşlara ilişkin geçmişte alınan fiyat tekliflerine ulaşılabilmekte, farklı tedarikçilerden alınan fiyat teklifleri karşılaştırılabilmekte ve bu verilere istinaden satın alma işlemi gerçekleştirilebilmektedir. İstenildiği durumda sistemin sadece satın alma siparişleri ile demirbaş kaydı yaratmasına izin verilebilir.

3.1 Bütçe Oluşturma

Sistem içerisinde senelik ya da dönemlik olmak üzere her departmana ve her masraf merkezine ayrı bütçe kayıtları oluşturulabilmektedir. Demirbaş girişleri sırasında alınan demirbaşlar ilgili bütçe ve masraf merkezleri ile ilişkilendirildiğinde genel olarak bütçe kullanım miktarları ve bütçe sapmaları izlenebilmektedir.

3.2 Bütçe Harcamaları

Alınan demirbaşların bütçelere ilişkilendirilmesine ek olarak sistem içerisinde çeşitli bütçe harcama kayıtları oluşturmak ve bu harcamaları toplamda raporlamak mümkündür. Yandaki ekran görüntüsünde görüldüğü üzere kullanıcılar,  sistemde manuel olarak bütçe harcama kayıtları oluştururlar.

3.3 Satın Alma Projeleri

Satın alma işlemleri için öncelikle sistemde satın alma projeleri açılması gerekmektedir. Kullanıcılar satın alınacak demirbaşlar ile ilgili proje kayıtlarını yandaki ekranda görüldüğü gibi proje başlangıç ve bitiş tarihleri girerek sistemde yaratırlar.

3.4 Teklif Oluşturma

Satın alma projelerinin sistemde yaratılmasının ardından kullanıcılar, demirbaş alımları ile ilgili aldıkları teklifleri teklif oluşturma ekranı yardımı ile sisteme kaydederler. Yandaki örnek ekranda görüldüğü üzere kullanıcılar bu bölümde alınan tüm teklifleri ilgili projelere ile ilişkilendirerek manuel kayıtlar oluştururlar ve teklif içerisinde yer alan demirbaşlara ait adet, fiyat ve benzeri verileri sisteme kaydederler.

3.5 Teklif Değerlendirme

Kullanıcılar bu bölümde ilgili projeye ait topladıkları tüm teklifleri, aynı tedarikçilerden daha önceden alınmış olan ilgili teklifleri ve satın almaya dönüşmüş olan fiyat tekliflerini görüntüler ve bu doğrultuda bir satın alma kararı verebilirler. Kullanıcılar istedikleri teklifi ekrandaki listeden seçerek satın alma emrine dönüştürebilirler.

3.6 Satın Alma Emirleri

Bu bölümde sistemde oluşturulmuş olan tüm satın alma emirleri görüntülenmektedir. Bu veriler kullanıcıların satın alma emirlerine dönüştürdükleri teklifler üzerinden gelmektedir fakat kullanıcılar dilerse diğer aşamaları atlayarak bu ekran üzerinden manuel olarak satın alma emri oluşturabilirler.

3.7 Finansal Kiralama İşlemleri

Bu bölümde kullanılan finansal kiralama verileri ve ödeme planları sisteme girilmektedir. Kullanıcılar finansal kiralama şirketi, aylık ödeme periyodu, aylık ödeme miktarı, toplam finansal kiralama bedeli vb. bilgileri bu bölümde sisteme girdikleri takdirde ileriki dönemlerde finansal kiralama ile ilgili değişen verilere ulaşabilir, finansal kiralama süresinin ne kadar kaldığına, ne kadarlık bir ödeme yapıldığına dair bilgi edinebilirler.

4. ONAY İŞLEMLERİ

FATS™ içerisinde yapılan tüm işlemler belli bir onay mekanizmasına tabi tutulabilir. Sistem içerisinde yer alan bir onay havuzu bulunmaktadır, istenildiği takdirde tanımlar bölümünde hangi işlemin onaya tabii tutulacağı belirlenebilir ve işlemi gerçekleştiren kullanıcının üstünde bulunan bir yönetici yapılan işlemi onay havuzundan seçerek onaylayabilir. Onay mekanizması kullanıldığı durumda tüm envanter hareketleri onay işlemi gerçekleştirildikten sonra kayıtlara yansıyacaktır.

4.1 Onay Havuzu

Onay havuzu, sistem içerisinde onaya tabi olan tüm işlemlerin gerçekleştirildikten sonra görüntülendiği ekrandır. Yandaki örnek ekran görüntüsünde görüldüğü üzere, demirbaş giriş işlemi onaya tabi bir işlem olarak tanımlandı ise kullanıcılar bu işlemi gerçekleştirdikten sonra yapılan işlemin kayıtlara yansıma için bir yöneticinin onayı gerekmekytedir. Yetkisi olan yönetici onay havuzu ekranından ilgili işlemleri seçerek onaylar ve işlemler kayıtlara yansır.

5. ASKIYA ALMA - ASKINDAN ALMA İŞLEMLERİ

Sistem tanımları bölümünden hatırlayacağımız üzere FATS™ içerisinde askıya alma kavramı yer almaktadır ve sistem tanımlarında askıya alma sebepleri sisteme tanımlanmaktadır. Bir demirbaşı askıya almak, demirbaşa ait tüm verilerin kayıtsal olarak takip edilmesi fakat demirbaşın fiziksel olarak işletme içerisinde bulunmaması manasına gelmektedir. Ayskıya alma nedenleri tamira yollama, geçici süre ile kullanıma verme, konsinye gönderme vb. gibi olabilir.

5.1 Demirbaş Askıya Alma

Yandaki örnek ekranda görüldüğü üzere bu bölümde kullanıcılar, ekranın sol tarafında bulunan filtreleri kullanarak  ulaşmak istedikleri kayıtlara işişkin bir liste oluşturur ardından listeden ilgili demirbaşı seçer ve askıya alma özelliğini kullanarak demirbaşı askıya alırlar. Askıya alma işlemi gerçekleştirirken, demirbaşın neden askıya alındığı, gönderildiği kişi, yer, adres, açıklama ve beklenen dönüş tarihi gibi bilgiler girilir ve bu bilgiler raporlamalarda kullanılır.

5.2 Demirbaş Askından Alma

Bu bölümde daha önceden askıya alma işlemi görmüş tüm demirbaşlar sistem tarafından listelenmektedir. Kullanıcılar askıdan geri almak istedikleri demirbaş kaydını seçer ve ilgili demirbaşı envantere geri kazandırırlar. Demirbaş askıya alma nedeni tamire ya da servise gönderilmek ise sisteme tamir ya da servis masrafı verisi girilebilir ve bu bilgi raporlamalarda izlenebilir.

6. SAYIM İŞLEMLERİ

FATS™ Demirbaş Takip Sistemi her demirbaşın ve her lokasyonun barkod etiketleri ile kimliklendirilmesi alt yapısı ile çalışmaktadır. Bu kimliklendirme işleminin asıl nedeni belli periyodlarda yapılmak istenen sayım operasyonlarının zahmetsiz, kısa sürede ve güvenilir şekilde gerçekleştirilmesidir. Ayrıca sayım sonucunda elde edilen verilerin tutarlı ve kullanılabilir olamsında barkod kullanımının büyük önemi vardır. Sayım işleminin sistem içerisinde ve fiziksel olarak nasıl gerçekleştirildiği aşağıdaki konu başlıklarında detaylı olarak anlatılmaktadır.

6.1 Sayım Planları

Sistem içerisinde sayım operasyonunu gerçekleştirmek için öncelikle bir sayım planı oluşturmak gerekmektedir. Kullanıcılar, sol tarafta resmi görülen ekran üzerinde manuel olarak bir sayım planı ve sayım başlama tarihi oluştururlar. İşletme içerisinde kablosuz bir altyapı kullanılılyor ise sayım yapacak olan operatörler ellerindeki el terminalleri üzerinden ilgili sayım planını seçer ve sayım işlemine başlarlar.

6.2 Sayım Detayları

Sistemde sayım planlarının yaratılmasının ardından sayım işlemini gerçekleştirecek olan operatörler, el terminalleri üzerinden ilgili sayım planını seçerek sayma işlemine başlarlar. Operatörler, her lokasyonun girişinde bulunan lokasyon barkodunu okuturlar böylece sistem operatörün hangi lokasyonu saydığını anlar. Lokasyon barkodunu okutan operatör lokasyon içerisinde yer alan demirbaşları barkodlarını okutmak suretiyle saymaya devam eder. Sayım verileri anlık olarak yandaki ekranda sistem içerisinde görüntülenmektedir. Operatör bulunduğu lokasyondaki sayım işlemi bittiğinde bir sonraki lokasyon barkodunu okutarak saymaya başlar.

6.3 Sayım Sonuçları

Sayım operasyonu tamamlandıktan sonra sistem sayımdan önceki demirbaş kayıtları ile sayım sonrasında oluşan demirbaş kayıtlarını lokasyon bazında değerlendirmeye tabi tutar ve kullanıcılara bir sayım sonuç verisi görüntüler. Sayım sonuç listelerinde envanterde olup sayımda çıkmayan ya da envanterde olmayan ama sayımda ortaya çıkan demirbaşlar listelenir. Kullanıcılar bu sayım verilerine göre envanteri yeniden düzenler ve sayım işleminde çıkmayan demirbaşları kayıp işlemine tabi tutarlar.

7. SİGORTA VE SÖZLEŞME İŞLEMLERİ

FATS™ Demirbaşlarınıza ilişkin yapılan özel sözleşmeler ve sigorta sözleşmelerini kayıt altına alarak takip etmenize yardımcı olur. Sistem içerisinde sözleşme kayıtları ve sözleşmelerin bedelleri tanımlanarak demirbaşlar ile ilişkilendirir. Uygulama içerisinde nasıl kullanıldığı aşağıdaki konu başlıklarında detaylı olarak anlatılmaktadır.

7.1 Sözleşmeler

Kullanıcılar sözleşmeler bölümünü kullanarak sistem içerisinde demirbaşlara ilişkin sözleşme kayıtlarını tanımlayabilir ve sözleşmelerin başlangıç bitiş tarihlerini, sözleşme bedellerini bu ekran üzerinden takip edebilirler. Sistem üzerinde kaydedilen sözleşme kayıtları daha sonra demirbaşın askıya alınması ya da girişi esnasında kullanılabilecektir. Ekranda görüldüğü üzere kullanıcılar yeni kayıt ekleyebilir ya da var olan kayıtlar üzerinde değişiklik yapabilirler.

7.2 Sigorta İşlemleri

Kullanıcılar, Sigorta işlemleri bölümünde sigorta kayıtları yaratabilmektedir. Sigorta verileri içerisinde sigorta süresi, toplam sigorta bedeli, aylık ödeme ve sigorta başlangıç - bitiş tarihleri yer almaktadır. Ayrıca sigorta sözleşmesinin tarayıcıdan alınmış bir kopyası ilgili sigorta kaydına eklenebilir ve dijital bir arşiv oluşturulabilir. Sistem üzerinde kaydedilen sigorta kayıtları daha sonra demirbaşın girişi esnasında kullanılabilecektir. Ekranda görüldüğü üzere kullanıcılar yeni kayıt ekleyebilir ya da var olan kayıtlar üzerinde değişiklik yapabilirler.

7.3 Demirbaş Sigorta Değiştirme

Demirbaşlara ilişkin sigorta sözleşmelerinin değiştirildiği bölümdür. Yandaki örnek ekran görüntüsünde de görüldüğü üzere kullanıcılar sol taraftaki filtreyi kullanarak iligili demirbaş kaydına ulaşır ve demirbaşın sigorta sözleşmesini değiştirebilirler.

8. KÜMÜLATİF DEMİRBAŞ TAKİBİ

FATS™ Demirbaş Takip Sistemi içerisinde demirbaşların tamamının barkod etiketleri ile hareket etmesi gerekmektedir fakat etiket yapıştırılamayacak kadar ufak boyutlarda ya da bu çalışmaya ve efora değecek değeri bulunmayan ama en azından sayısal olarak ne kadar bulunduğunun ve nerede olduğunun bilinmesi istenilen malzemelere sahip olabilirsiniz. Bu nedenden FATS™ içerisinde barkod etiketsiz hareket eden demirbaşlarınızın takip edildiği kümülatif veriler tutan bir modül bulunmaktadır. Modül işleyişi ve detayları aşağıdaki konu başlıklarında anlatılmaktadır.

8.1 Kümülatif Demirbaş Girişi

Kullanıcılar bu bölümde kümülatif olarak takip edilecek olan demirbaşa ilişkin veri girişlerini yaparlar. Demirbaş adı, tedarikçi ve adet gibi bilgiler bu ekranda tanımlanır. Kümülatif olarak takip edilecek olan demirbaşlar kümülatif olarak zimmetlenir ve bir lokasyona atanırlar. Daha çok Restaurant ve Otellerde ihtiyaç duyulan bu durum bardak, tabak, tepsi, çatal, kaşık, mouse, klavye, USB bellek gibi birçok malzeme için kullanılabilmektedir.

8.2 Kümülatif Demirbaş Transferi

Kümülatif olarak girişi yapılan demirbaşlar yine kümülatif olarak zimmet ve lokasyon değişiklikleri görebilir. Kullanıcılar bu ekran üzerinde listeledikleri demirbaşlar üzerinde bu işlemi gerçekleştirebilirler. Transfer edecekleri demirbaşı seçerler ve transfer edecekleri lokasyon, kişi ve adet bilgilerini girerek işlemi tamamlarlar. Kümülatif demirbaşların gördüğü hareketler diğer demirbaşlar gibi listeler ve raporlar ile izlenebilmektedir.